Preguntas frecuentes sobre GTU

GTU

¡Hola amigos! Gracias a todos por las preguntas que me han remitido en los últimos días, las cuales me han permitido hacer una compilación sobre la Gestión de Trámites Universitarios, mejor conocida como GTU. Estaré actualizando la lista a medida que vaya recibiendo más inquietudes. Pueden leerla completa o utilizar el buscador con alguna palabra clave.

  1. ¿Qué es la Gestión de Trámites Universitarios?

Es un procedimiento realizado ante el Ministerio del Poder Popular para Educación Universitaria Ciencia, Tecnología (MPPEUCT) por medio del cual se refrendan documentos emitidos por instituciones universitarias.

  1. ¿Por qué debe realizarse este procedimiento de GTU?

Porque legalizar los documentos emitidos por instituciones universitarias es un requisito indispensable para poder apostillarlos posteriormente.

  1. ¿Todos los documentos universitarios deben ser refrendados antes de apostillar?

Sí, todos los documentos emitidos por instituciones universitarias, los cuales deben estar firmados por la máxima autoridad. La única excepción a esta regla general es el título emitido por universidades privadas, el cual viene refrendado y puede ir directo a apostilla; el resto de documentos emitidos por universidades privadas debe pasar por GTU.

Dato: Las autoridades correspondientes varían según el tipo de institución. En las universidades se requiere la firma del rector; en los colegios universitarios, organismos militares e institutos universitarios se requiere la firma del Director (o Coordinador de la Comisión de Modernización y Transformación). Ver más por acá.

  1. ¿En qué estados del país puedo legalizar mis documentos?

Por ahora, solo es posible legalizar documentos universitarios en Caracas. Ha habido algunas jornadas especiales en otros estados, pero no son muy frecuentes. Actualmente existen las siguientes sedes: (a) Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV), (b) Universidad Nacional Experimental de las Artes (UNEARTE), y (c) la sede central OPSU de La Hoyada.

Anteriormente estaba habilitada una sede en el Colegio Universitario de Caracas (CUC) pero esta ha sido omitida en las últimas semanas; asimismo, las personas que habían programado citas para esta sede fueron reubicadas.

Puedes consultar las direcciones de todas las sedes acá.

  1. ¿Puedo programar una cita para la fecha que desee?

No, realmente. Hay que estar al pendiente de la página de GTU y programar una cita una vez sean habilitadas. La mayoría del tiempo habilita citas para los días hábiles de la semana inmediatamente siguiente al día en que activan la página. Excepcionalmente han habilitado citas para la misma semana y también para todo un mes.

  1. ¿Y si quiero que otra persona asista por mí?

En ese caso, y como lo advierte la página de citas al entrar: «Las solicitudes de cita cuyo proceso será realizado por un APODERADO, deben ser registradas por la cuenta GTU del propio usuario APODERADO y agregar en la cita el(los) documentos de su(s) PODERDANTE(S)».

Esto quiere decir que la persona que va a asistir a la cita es la que debe solicitarla desde su cuenta, independientemente de que vaya a llevar sus propios documentos o los de otra persona. Así, si quieres legalizar tus documentos, pero los llevará otra persona el día de la cita, debes hacerle una cuenta a esa persona y desde ahí solicitarla. Recuerda que debes otorgar un poder a dicha persona.

Dato: me han preguntado muchísimo qué pasa cuando la cita se programa desde la cuenta del apoderado y esta persona no puede asistir, ¿el titular de los documentos puede asistir a la cita aun cuando fue solicitada por su apoderado? En teoría sí, pero lamentablemente el desenlace es aleatorio. A algunos titulares le han recibido documentos en citas programas por sus apoderados y a otros no. En caso de recibirlos, toma en cuenta que la certificación llegará de igual forma a la cuenta y correo del apoderado.

  1. ¿Qué necesito para programar una cita?

¡Mucha paciencia! Es recomendable tener a la mano los documentos que necesitas legalizar por cuando deberás incluirlos en la cita, así como una serie de datos. En caso de no poseer estos datos, sea porque no tienes el documento a la mano o no tomaste nota de los mismos, puedes colocar información «errónea» y modificarla después. De cada documento se requiere colocar: institución universitaria que emitió el documento, tipo de institución, fecha de emisión, firmante (máxima autoridad).

  1. ¿Puedo añadir documentos luego de programada la cita?

Sí. Es mucho más seguro programar la cita colocando un solo documento y luego añadir los demás con calma.

Recomendación: no esperes hasta el último día para añadir o modificar tus documentos; muchas veces la página se cae sin previo aviso, y si tienes la cita y no has impreso la planilla de solicitud podrían no recibirte los documentos.

  1. ¿Puedo eliminar documentos luego de programada la cita?

No. Pero no pasa nada si colocaste un documento demás, el día de la cita será omitido en la lista de documentos que muestra la planilla.

  1. ¿Cuál es el máximo de documentos que puedo añadir?

Puedes añadir hasta un máximo de 10 documentos.

  1. ¿Puedo cambiar la fecha de cita?

No, una vez solicitada la cita no podrás cambiar la fecha en que se programó.

  1. ¿Puedo cancelar una cita?

No, ¡así que elige una buena fecha!

  1. No pude asistir a mi cita para la GTU, ¿qué debo hacer?

El sistema bloqueará tu usuario por noventa (90) días continuos, en los cuales no podrás agendar citas. En estos casos, algunas personas se han acercado a la sede de La Hoyada con una carta explicativa de los motivos que impidieron la asistencia a la cita. Han desbloqueado a algunas, pero no puedo asegurar mucho más.

  1. Me penalizaron en el portal de GTU aún cuando asistí a la cita, ¿qué puedo hacer?

Suele pasar que algunos usuarios son bloqueados en el sistema aún cuando asistieron a la cita; este bloqueo se revierte algunos días después (de 3 a 5 días). Cuando el bloqueo no desaparece, es mejor acercarse a la sede principal para resolver el asunto.

  1. ¿Puedo ir GTU con una cita de apostilla para adelantar los papeles sin haber solicitado cita del GTU?

No. En la Gestión de Trámites Universitarios NO reciben documentos sin previa cita.

  1. ¿En cuánto tiempo regresan los documentos en GTU?

Los funcionarios no se quedan con los documentos. Una vez los verifican, los devuelven al titular o apoderado.

  1. ¿Qué debo llevar a la cita?

Debe llevar los documentos a legalizar y la planilla de la cita impresa (recomiendo llevarla duplicada). Antes era necesario llevar todos los documentos en sobre, por cuanto se los quedaban; pero hoy día no es necesario.

  1. ¿Debo asistir con timbres fiscales a la cita?

Aunque son un requisito necesario para completar el trámite, no es necesario llevarlos al momento de la cita. Estos deben colocarse en la certificación que nos enviarán luego al correo o usuario.

  1. Asistí a mi cita y me recibieron los documentos, pero aún no me envían la certificación.

La certificación tarda un aproximado de 72 horas en llegar (¡si tienes suerte puede llegar incluso el mismo día en que la solicitaste!). De no llegar en este periodo de tiempo, es recomendable contactar a los funcionarios.

  1. ¿Y qué debo hacer luego de recibir la certificación?

Una vez llega al correo o cuenta de usuario, es necesario imprimirla y colocar a cada certificación un timbre fiscal de 0.5 UT de Distrito Capital (en caso de no conseguir timbres de 0.5 UT, es posible utilizar de 1 UT) justo al lado derecho de la firma del funcionario. Luego de esto se debe anexar la certificación al documento universitario que corresponda, sin engrapar porque luego, cuando se vaya a apostillar el documento, esa certificación es la que se quedará el registro para proceder con la apostilla.

¡Infografía de GTU!

También he preparado una especie de infografía que resume el proceso cronológicamente. Puedes verla haciendo clic acá.

No olvides compartir con aquellas personas que sepas necesitan información sobre GTU, así como suscribirte para recibir las últimas novedades del blog.

¡Siempre leyéndonos!

Fotografía. 6 Point Fujimoto Star (with a twist) by Jorge Jaramillo on Flickr | (CC BY 2.0)

37 Replies to “Preguntas frecuentes sobre GTU”

  1. Buenas tardes, algunos de mis documentos de la universidad tienen algunos años (4 para ser precisos) esto no afecta el proceso? igualmente estos documentos los firmo en su momento la secretaria general de la universidad, hay algún detalle con esto último? saludos y gracias de ante mano por el apoyo

    1. Arguelles Venezuela dice: Responder

      Por la antiguedad no te hubiese afectado, pero si te afecta por la firma, porque deben ser firmados por la maxima autoridad de la casa de estudios de donde provienen esos documentos, por lo tanto tienes que solicitarlos de nuevo con la firma de la maxima autoridad de la casa de estudios ANTES de realizar la cita GTU

      1. Agradecido, siendo ese el caso, solo se pudiera refrendar el titulo pergamino universitario?

        1. Arguelles Venezuela dice: Responder

          Efectivamente Angel, solo puedes refrendar el Titulo Pergamino, siempre y cuando sea emitido por Universidades Públicas.

  2. Buen dia, soy apoderada de otra persona y necesito solicitar en mi cita cupo para tramitar sus los documentos de mi poderdante y los mios . que debo colocar al solicitar la cita para hacer los dos tramites en la misma cita? Por favor agradezco si me pudieras aclarar este punto ya que fui una vez y no fue posible porque no supe como hacerlo, ademas soy del interior y quiero hacerlo bien esta vez para aprovechar la cita. Gracias

  3. ¡Excelente post Santos Exequiel!!! Muy detallado y completo.

  4. buen dia,si voy como apoderada y tambien necesito legalizar mis documentos, como hago con la cita del GTU?tomo dos citas?o de mi cuenta se puede agregar los documentos de la otra persona y los mios?agradeceria su ayuda

  5. Buen día, el poder para hacer el trámite a terceros tiene que ser notariado no? En algún caso no se necesita un poder? ej.que sean los documentos de hijo y/o esposo? Gracias!

  6. Buen día, en cuanto a la apostilla, tengo cita para este viernes en caracas pero no lograré asistir, me penalizan por algun tiempo? Puedo volver a solicitar cita? Hay citas disponibles actualmente? Gracias.

    1. Arguelles Venezuela dice: Responder

      Me imagino que no asististe a la cita de apostilla, pero respondiendo a la pregunta de si hay citas, la respuesta es a la fecha 06/08/2017 es NO, Los Registros tuvieron como maxima fecha habilitada hasta el 29 de Septiembre y en todas las fechas ya se consumio el cupo de las citas para apostilla en todos los registros habilitados para tal fin, debes estar pendiete por el Twitter de @apostillagtu o el de @PatriciaPatite para cuando activen las citas, debido a que el mes que se va a abrir es el mes de Octubre.

  7. Diego Rodrigues dice: Responder

    Buenas noches, soy graduado del IUTIRLA, debo realizar este tramite para mi titulo ? o puedo legarlo directamente apostillar ? gracias

  8. Buenas noches. Me comentaron que para refrendar el título universitario ahora no es necesario llevar el pergamino, basta con los datos del rector, fecha y algo más, tienes conocimiento de esto?
    Gracias.

    1. Arguelles Venezuela dice: Responder

      Denny a mi modo de pensar, lo recomendable es llevarlo, conjuntamente con la hoja impresa de la cita y si tienes más documentos para refrendar tambien llevalos, pues yo al asistir a la cita, como iba de muy lejos entonces lo que hice fue llevarlo y cuando me recibieron la hoja la funcionaria que me atendió sí me revisó el titulo pergamino (era el único documento que iba a refrendar), simplemente lo sacó un poco del sobre para constatar los datos con la hoja de la cita, lo metió nuevamente en el sobre y simplemente me dijo listo, espere el correo dentro de las 48 horas habiles. Si tienes el portatitulo del titulo, lleva el titulo pergamino dentro del portatitulo.

  9. […] de emisión errónea, esta se puede cambiar luego de solicitar la cita, tal como se explicó en el post de preguntas frecuentes. De haber colocado la fecha de emisión bien, pero en la sede te dicen que debes colocar la fecha […]

  10. Hola, quisiera saber si puedo apostillar ahorita unos documentos que legalicé en educación en el 2015. Me comentan que ahora en Educación colocan una especie de código de verificación que en el 2015 no colocaban.
    Gracias a uds. conseguí cita en GTU para este 18-08 y quiero saber si debo hacerlo, la cuestión es que tengo más de 10 documentos por legalizar y necesito escoger a quienes legalizar para esta cita.
    Muy agradecida por la respuesta.

  11. buenas tardes. puedo pedir cita para refrendar mi titulo y notas sin tener cita para apostillar
    gracias

    1. si, no es necesaria la cita de la apostilla para ir a educación superior

  12. buenas tardes, sabes que mañana tengo mi cita del gtu, y uno de los doc es la carga horaria, en la univ donde me gradué en el documento que me dieron, no le colocaron fecha, y cuando agregue el doc al sistema le puse cualquiera porque este no tiene impresa, tu crees que tenga algún problema con esto, ya que soy de barquisimeto y no quiero perder el viaje.

  13. buenos dias soy egresada de ubv en mcbo estado zulia ncesito que mis documentoslo firme las autoridades de ubv caracas quisiera saber cuanto tiempo tarda en devolverlo y si es la misma sede UBV donde refrenda los titulos y si este mes esta abierto o no la ubv para la firma gracias

  14. Ah, pensaba que esto se tenía que realizar en todos los caso. Si mi título es de una universidad privada entonces puedo ir directo al apostillado?

    1. tu titulo sip. tus notas si deben refrendarse primero y los demas documentos pero deben ir firmado por el rector

  15. Hola, estudie en una universidad privada, por ende el título pergamino ya está refrendado, pero quiero apostillar mi/ notas y mi pensum.
    Igual pido la cita no? Así sea de una uni privada ?

  16. amiga diana, las notas si deben ir refrendadas y apostilladas posteriormente pero debe ir firmada por el rector, sino te van a devolver

  17. buenos dias tengo una duda yo solicite mi cita y coloque la fecha de 21-04-2017 la cual es la de emision de los documentos pero cuando intento bajar el pdf me sale fecha 31-12-1969 como hago en mi caso mil gracias de antemeno

    1. hola laura disculpa a mi me pasa lo mismo, pudiste resolver?

      1. Me pasa lo mismo con esa misma fecha que se hace en ese caso no quiero perder la cita y es mañana 4 de septiembre helpppp

  18. buenos dias seria tan bondados@ de ayudarme yo ya pude gracias a Dios consegur mi cita pero cuando ingrese los documentos coloque las fechas bien y cuando baje el pdf salen otras distintas intento actualizar para modificar y no me guarda los cambios que podre hacer en mi caso de ante mal¡nos mil gracias y bendiciones

  19. Buenas Noches, el dia de hoy me comentaron que ya no es necesario llevar ir a Caracas para hacer el tramite que ahora puedo hacer todo por internet. Queria saber que tan cierto puede ser eso.

    1. Buenas Noches, el dia de hoy me comentaron que ya no es necesario llevar los documentos a Caracas para hacer el tramite que ahora puedo hacer todo por internet. Queria saber que tan cierto puede ser eso.

  20. Buenas Noches, el día de hoy me comentaron que ya no es necesario llevar los documentos a Caracas para hacer el tramite que ahora puedo hacer todo por Internet. Quería saber que tan cierto puede ser eso.

  21. buenas tardes ya asiste a la cita del gtu pero solo me llego la certificacion de las notas me faltan 4 certificados que puedo hacer en este caso

  22. orlando aparicio dice: Responder

    buenas noche donde se coloca la estampilla de 0.50 en los documentos apostillados ? gracias

  23. buenas tardes tengo una duda ya solicite mi cita y coloque la fecha a cada documento dependiendo de la fecha que indicaba cada documento, pero cuando intento bajar el pdf me sale fecha 31-12-1969 como hago en mi caso ya que mi cita es mañana 05/09/2017, mil gracias de antemeno

  24. hola buenas noches, tengo tres preguntas si puedes ayudarme, Primero: La carta consular se apostilla junto con la licencia de consucir? Segundo: llenan estampillas? Tercero: No consigo estampillas de distrito capital de ninguna denominacion en merida para los certificados de GTU, que puedo hacer acaso sirven los timbres nacionales de 1000bs o hay alguna otra opcion mejor?. Muchas gracias de antemano por cualquier informacion

  25. buenas noches que hago si ya me enviaron la certificacion y tiene un eror en el apellido?

  26. Buenas. Al momento de llenar la planilla, debian llenarla, con los datos del apoderado, pero la llenaron mal, con los datos del poderante quien no se encuentra en el pais y no puede asistir. Que ese puede hacer en ese caso? intente modificarlo y no se puede. Ayuda por favor, la cita es en una semana.

  27. milagros pastor dice: Responder

    Hola buenos días , logre conseguir cita en para GTU pero al momento de tomar la cita agregue otra fecha de emisión en un documento y al agregar los otros no me percate y tampoco me pidió una fecha entonces no se con que fecha se registro ya que no me deja modificar el documento solo me da la opción de imprimir la planilla de la cita , que hago en este caso acudo igual a mi cita el miércoles y llevo todos mis papeles así no les haya colocado la fecha de emisión correcta

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