GTU: Cinco respuestas clave, parte I


De acá en adelante, cinco respuestas claves a preguntas que me han hecho en twitter sobre GTU.

Fecha de emisión del documento.


R. La fecha de emisión de documento es la que debe colocarse.

 

¿Fecha de emisión o de certificación?


R. Entonces habrá senda confusión interna. Lo cual está mal, porque sistema indica claramente fecha de emisión. A veces coinciden, a veces no.

 

Imprimir la cita.

R. No necesariamente colapsada; pero digamos que fuera de servicio. Por eso no es recomendable dejar la impresión de la planilla para último día. Los lunes suele volver a la normalidad. En todo caso, recibiste la planilla al correo cuando solicitaste la cita.

 

Otra sobre la fecha de emisión.

R. En caso de colocar una fecha de emisión errónea, esta se puede cambiar luego de solicitar la cita, tal como se explicó en el post de preguntas frecuentes. De haber colocado la fecha de emisión bien, pero en la sede te dicen que debes colocar la fecha de certificación, creo que haría que buscar soluciones más creativas: (i) luchar a capa y espada para que te reciban el documento; (ii) ir a otra sede.

 

Timbres fiscales.

R. Los timbres son necesarios para la Gestión de Trámites Universitarios. Pueden, en casos excepcionales, sustituirse con los depósitos (aun cuando recomiendo que se mantenga el uso de los timbres fiscales). En todo caso, es muy probable que no te reciban los documentos en la cita para apostillar si no has colocado antes los timbres respectivos.

Preguntas frecuentes sobre GTU

GTU

¡Hola amigos! Gracias a todos por las preguntas que me han remitido en los últimos días, las cuales me han permitido hacer una compilación sobre la Gestión de Trámites Universitarios, mejor conocida como GTU. Estaré actualizando la lista a medida que vaya recibiendo más inquietudes. Pueden leerla completa o utilizar el buscador con alguna palabra clave.

  1. ¿Qué es la Gestión de Trámites Universitarios?

Es un procedimiento realizado ante el Ministerio del Poder Popular para Educación Universitaria Ciencia, Tecnología (MPPEUCT) por medio del cual se refrendan documentos emitidos por instituciones universitarias.

  1. ¿Por qué debe realizarse este procedimiento de GTU?

Porque legalizar los documentos emitidos por instituciones universitarias es un requisito indispensable para poder apostillarlos posteriormente.

  1. ¿Todos los documentos universitarios deben ser refrendados antes de apostillar?

Sí, todos los documentos emitidos por instituciones universitarias, los cuales deben estar firmados por la máxima autoridad. La única excepción a esta regla general es el título emitido por universidades privadas, el cual viene refrendado y puede ir directo a apostilla; el resto de documentos emitidos por universidades privadas debe pasar por GTU.

Dato: Las autoridades correspondientes varían según el tipo de institución. En las universidades se requiere la firma del rector; en los colegios universitarios, organismos militares e institutos universitarios se requiere la firma del Director (o Coordinador de la Comisión de Modernización y Transformación). Ver más por acá.

  1. ¿En qué estados del país puedo legalizar mis documentos?

Por ahora, solo es posible legalizar documentos universitarios en Caracas. Ha habido algunas jornadas especiales en otros estados, pero no son muy frecuentes. Actualmente existen las siguientes sedes: (a) Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV), (b) Universidad Nacional Experimental de las Artes (UNEARTE), y (c) la sede central OPSU de La Hoyada.

Anteriormente estaba habilitada una sede en el Colegio Universitario de Caracas (CUC) pero esta ha sido omitida en las últimas semanas; asimismo, las personas que habían programado citas para esta sede fueron reubicadas.

Puedes consultar las direcciones de todas las sedes acá.

  1. ¿Puedo programar una cita para la fecha que desee?

No, realmente. Hay que estar al pendiente de la página de GTU y programar una cita una vez sean habilitadas. La mayoría del tiempo habilita citas para los días hábiles de la semana inmediatamente siguiente al día en que activan la página. Excepcionalmente han habilitado citas para la misma semana y también para todo un mes.

  1. ¿Y si quiero que otra persona asista por mí?

En ese caso, y como lo advierte la página de citas al entrar: «Las solicitudes de cita cuyo proceso será realizado por un APODERADO, deben ser registradas por la cuenta GTU del propio usuario APODERADO y agregar en la cita el(los) documentos de su(s) PODERDANTE(S)».

Esto quiere decir que la persona que va a asistir a la cita es la que debe solicitarla desde su cuenta, independientemente de que vaya a llevar sus propios documentos o los de otra persona. Así, si quieres legalizar tus documentos, pero los llevará otra persona el día de la cita, debes hacerle una cuenta a esa persona y desde ahí solicitarla. Recuerda que debes otorgar un poder a dicha persona.

Dato: me han preguntado muchísimo qué pasa cuando la cita se programa desde la cuenta del apoderado y esta persona no puede asistir, ¿el titular de los documentos puede asistir a la cita aun cuando fue solicitada por su apoderado? En teoría sí, pero lamentablemente el desenlace es aleatorio. A algunos titulares le han recibido documentos en citas programas por sus apoderados y a otros no. En caso de recibirlos, toma en cuenta que la certificación llegará de igual forma a la cuenta y correo del apoderado.

  1. ¿Qué necesito para programar una cita?

¡Mucha paciencia! Es recomendable tener a la mano los documentos que necesitas legalizar por cuando deberás incluirlos en la cita, así como una serie de datos. En caso de no poseer estos datos, sea porque no tienes el documento a la mano o no tomaste nota de los mismos, puedes colocar información «errónea» y modificarla después. De cada documento se requiere colocar: institución universitaria que emitió el documento, tipo de institución, fecha de emisión, firmante (máxima autoridad).

  1. ¿Puedo añadir documentos luego de programada la cita?

Sí. Es mucho más seguro programar la cita colocando un solo documento y luego añadir los demás con calma.

Recomendación: no esperes hasta el último día para añadir o modificar tus documentos; muchas veces la página se cae sin previo aviso, y si tienes la cita y no has impreso la planilla de solicitud podrían no recibirte los documentos.

  1. ¿Puedo eliminar documentos luego de programada la cita?

No. Pero no pasa nada si colocaste un documento demás, el día de la cita será omitido en la lista de documentos que muestra la planilla.

  1. ¿Cuál es el máximo de documentos que puedo añadir?

Puedes añadir hasta un máximo de 10 documentos.

  1. ¿Puedo cambiar la fecha de cita?

No, una vez solicitada la cita no podrás cambiar la fecha en que se programó.

  1. ¿Puedo cancelar una cita?

No, ¡así que elige una buena fecha!

  1. No pude asistir a mi cita para la GTU, ¿qué debo hacer?

El sistema bloqueará tu usuario por noventa (90) días continuos, en los cuales no podrás agendar citas. En estos casos, algunas personas se han acercado a la sede de La Hoyada con una carta explicativa de los motivos que impidieron la asistencia a la cita. Han desbloqueado a algunas, pero no puedo asegurar mucho más.

  1. Me penalizaron en el portal de GTU aún cuando asistí a la cita, ¿qué puedo hacer?

Suele pasar que algunos usuarios son bloqueados en el sistema aún cuando asistieron a la cita; este bloqueo se revierte algunos días después (de 3 a 5 días). Cuando el bloqueo no desaparece, es mejor acercarse a la sede principal para resolver el asunto.

  1. ¿Puedo ir GTU con una cita de apostilla para adelantar los papeles sin haber solicitado cita del GTU?

No. En la Gestión de Trámites Universitarios NO reciben documentos sin previa cita.

  1. ¿En cuánto tiempo regresan los documentos en GTU?

Los funcionarios no se quedan con los documentos. Una vez los verifican, los devuelven al titular o apoderado.

  1. ¿Qué debo llevar a la cita?

Debe llevar los documentos a legalizar y la planilla de la cita impresa (recomiendo llevarla duplicada). Antes era necesario llevar todos los documentos en sobre, por cuanto se los quedaban; pero hoy día no es necesario.

  1. ¿Debo asistir con timbres fiscales a la cita?

Aunque son un requisito necesario para completar el trámite, no es necesario llevarlos al momento de la cita. Estos deben colocarse en la certificación que nos enviarán luego al correo o usuario.

  1. Asistí a mi cita y me recibieron los documentos, pero aún no me envían la certificación.

La certificación tarda un aproximado de 72 horas en llegar (¡si tienes suerte puede llegar incluso el mismo día en que la solicitaste!). De no llegar en este periodo de tiempo, es recomendable contactar a los funcionarios.

  1. ¿Y qué debo hacer luego de recibir la certificación?

Una vez llega al correo o cuenta de usuario, es necesario imprimirla y colocar a cada certificación un timbre fiscal de 0.5 UT de Distrito Capital (en caso de no conseguir timbres de 0.5 UT, es posible utilizar de 1 UT) justo al lado derecho de la firma del funcionario. Luego de esto se debe anexar la certificación al documento universitario que corresponda, sin engrapar porque luego, cuando se vaya a apostillar el documento, esa certificación es la que se quedará el registro para proceder con la apostilla.

¡Infografía de GTU!

También he preparado una especie de infografía que resume el proceso cronológicamente. Puedes verla haciendo clic acá.

No olvides compartir con aquellas personas que sepas necesitan información sobre GTU, así como suscribirte para recibir las últimas novedades del blog.

¡Siempre leyéndonos!

Fotografía. 6 Point Fujimoto Star (with a twist) by Jorge Jaramillo on Flickr | (CC BY 2.0)

Pasos para la Gestión de Trámites Universitarios – GTU

Info No. 1 - GTU
Infografía de pasos para GTU.

 

Fotografía. 6 Point Fujimoto Star (with a twist) by Jorge Jaramillo on Flickr | (CC BY-SA 2.0)

@ApostillaGTU | Preguntas frecuentes

¡Hola!

He visto que muchas personas suelen preguntar las mismas cosas sin tener un sitio en dónde consultarlas con seguridad. Así que te propongo algo, colabora conmigo y envíame tus dudas o cuáles consideras son dudas frecuentes relacionadas con proceso de Gestión de Trámites Universitarios (GTU) y apostilla. Estaré realizando un post con las respuestas.

No olvides suscribirte al blog, ya que en los próximos días enviaré un primer boletín con información relevante sobre emigrar. Selecciona la lista «Antes de Salir». Clic acá para suscribirte.

¡Nos estamos leyendo!